Jak dobrze prowadzić biuro rachunkowe

Jak dobrze prowadzić biuro rachunkowe

Prowadzenie biura rachunkowego wymaga nie tylko umiejętności księgowych, ale również managerskich. Obecnie na rynku działa wiele lokalnych, małych biur księgowych. Działają również duże firmy, które pochłaniają coraz większą część rynku. To właśnie od wyznaczonych przez właściciela celów zależy, jaką powinien przyjąć strategię prowadząc biuro rachunkowe. Jak prowadzić je z sukcesem? Odpowiadamy.

Skromnie i lokalnie

Wielu właścicieli biur rachunkowych nie aspiruje do bycia liderami i potentatami rynku. Zależy im głównie na tym, aby znaleźć alternatywę dla etatu. Księgowi, którzy wiele lat pracują w zawodzie, otwierają własne biura rachunkowe. Często mają już oni pewnych klientów, którym prowadzą księgowość „po godzinach”. Zdarza się, że przy tym zapominają oni o konieczności zarządzania własną działalnością gospodarczą. Nawet małe, lokalne biura rachunkowe trzeba odpowiednio prowadzić. W jaki sposób? Przede wszystkim określić zakres świadczonych usług. Wiele małych biur prowadzi jedynie uproszczoną księgowość. Niestety, to właśnie pełna księgowość otwiera drzwi do zarobków i rozwoju. Dobrze więc pomyśleć o zaoferowaniu klientom również prowadzenia pełnej księgowości oraz kadr i płac. Właściciele małych biur rachunkowych nie mogą bowiem bazować jedynie na stałych klientach. Doczekaliśmy się burzliwych czasów, w których firmy stale otwierają się i zamykają. Dlatego musimy zadbać o to, aby w razie odejścia kilku klientów móc przetrwać na rynku. 

Dobór pracowników

W wielu biurach rachunkowych zatrudniona jest przynajmniej jedna osoba do prowadzenia ksiąg klientów. Dobór właściwych pracowników jest kluczowy dla rozwoju firmy. Właściciele często wpadają w pułapkę oszczędzania na pracownikach. Chętnie zatrudniają studentów czy osoby bez doświadczenia, ponieważ są one tańsze w utrzymaniu. Jest to prawda, jednak biuro rachunkowe powinno bazować na doświadczonych księgowych, którzy mogą samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe. Studenci czy osoby bez doświadczenia mogą wykonywać czynności pomocnicze. W biurze powinien być także zatrudniony główny księgowy, który będzie nadzorował pracę pozostałych osób. Może być nim właściciel, o ile tylko posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Dobre biuro rachunkowe współpracuje również z doradcą podatkowym. Do biura często bowiem firmy zgłaszają się po poradę w kwestiach podatkowych. Doradca powinien wtedy udzielić odpowiedzi, bowiem księgowy bez odpowiednich uprawnień nie może tego zrobić. Doradca podatkowy może wspierać biuro w pracy – nie musi być on w nim zatrudniony. Często biura rachunkowe rozliczają się z doradcami na zasadach B2B. Prowadzą oni bowiem zazwyczaj własne działalności gospodarcze. 

Stawki i promocje

Jak dobrze prowadzić biuro rachunkoweKażde biuro księgowe proponuje swoim klientom nieco inne stawki za konkretne usługi. Trudnym, ale niezwykle ważnym zadaniem jest właśnie wyznaczenie tychże stawek. Problem w tym, że należy wyznaczyć je nie odgórnie, a w odniesieniu do konkretnej firmy. Zawsze cena za prowadzenie księgowości musi być ustalona indywidualnie. Biuro nie może proponować ani zbyt wysokich ani zbyt niskich cen. Na tym właśnie polega cała trudność. Zbyt wysoka cena w sposób oczywisty odstraszy klienta. Niemniej jednak zbyt niska cena będzie po prostu nieopłacalna dla właściciela. Możemy oczywiście posiłkować się cenami, które inne biura proponują na naszym lokalnym rynku. Problem w tym, że biura zawsze podają widełki cenowe. Nie znajdziemy biura księgowego, które podaje konkretne ceny bez wcześniej konsultacji z firmą. Poza wyznaczaniem cen właściciel powinien pomyśleć również o promocjach czy rabatach dla klientów. W tej branży nie ma żadnych przeciwwskazań do oferowania cen promocyjnych. Możemy więc przez pierwszy miesiąc prowadzić księgowość za darmo. Możemy również zaproponować właścicielom firm wykonanie rocznych rozliczeń członków ich rodziny o połowę taniej. Wszystko zależy od inwencji managera biura rachunkowego. Pamiętajmy, że promocje mają stanowić formę reklamy firmy. Są one oczywiście dla nas kosztowne, jednak są to koszty, które powinny w przyszłości zaprocentować.

Czas na własną działalność?

Właściciele biura rachunkowego nie muszą posiadać ani wykształcenia finansowego ani doświadczenia w księgowości. Niemniej jednak to właśnie doświadczeni księgowi najczęściej otwierają biuro rachunkowe. Zdają oni sobie sprawę z tego, jak wiele wymaga prowadzenie własnej firmy. Co więcej, są oni w stanie nadzorować pracę innych księgowych i mądrze prowadzić swój własny biznes. Zastanówmy się więc, jaka jest nasza perspektywa rozwoju i jak właściwie chcemy prowadzić biuro rachunkowe. Bez jasnego i dobrego biznesplanu nasza działalność możemy zwyczajnie nie osiągnąć sukcesu. Założenie własnego biura rachunkowego jest dużym ryzykiem, ponieważ na rynku panuje obecnie duża konkurencja. W związku z tym powinniśmy pomyśleć o innowacjach, takich jak na przykład prowadzenie księgowości online. Da nam to możliwość pozyskania większej liczby klientów, od której zależą zarobki biura rachunkowego, a zarazem jego właściciela.